仕事をするなかで、資料やスライドをつくって「説明」をする機会ってありますよね。
ぼくは仕事柄、お客さまに提案したり説明をすることがおおいため、作成する資料はなるべくわかりやすくシンプルにしようと気をつけています。
「そんなていねいな資料を毎回作ってる時間なんてないよ！」
「そこに時間をかけたところで結果は変わらないでしょ？」
忙しいビジネスマンの皆さんの中からは、そんな意見も出そうですよね。
確かに「その場での結果はあまり変わらない」かも知れませんね。
それに、忙しい人や立場が上の人は、とにかく「アウトプットの量」が求められ、思考の量や発言の量が多くなりますよね。
そこをぐっと耐えながらも、少しずつアウトプットのクオリティーを高めるような活動をすると、どんどん「時間短縮のサイクル」に入っていくことができます。
逆に、そこを怠ったままにしておくと、脳みそのフル稼働が続いて疲れちゃうので、かえって生産性が落ちるマイナスのスパイラルにおちいってしまいます。
今回は僕がアウトプットするときに考えていること気をつけている事についてご紹介していきます。
ぜひ参考にしてもらえるとうれしいです。
もくじ
クオリティーの高いアウトプットとは?
クオリティーの高いアウトプットとはどういうアウトプットなのかを以下にまとめておきます。
クオリティーの高いアウトプットのポイント
- アウトプットが一人歩きしてくれる
- 早い理解と定着をもたらしてくれる
- さらなるアイディアに展開をしてくれる
このようなアウトプットが高いアウトプットだと思います。
ここを目指しているアウトプットを毎回作っていくことで、冒頭にお伝えさせていただいたような「時間短縮のサイクル」に入っていくことができるようになります。
自分のつくった資料が色んなところで転載されていくようになると、この状態に近づいていることだと思いますね。
クオリティーの高いアウトプットを作るためにやるべきこと
それでは、どのようにしてクオリティーの高いアウトプットを作れば良いかについて説明をしていきます。
ポイントは以下の3つですね。
アウトプットを作るためにやるべきこと
- 細かいところまで情報を理解し、ほかの情報との関連付けをする→インプット
- 情報やメッセージを整理するために試行錯誤を繰りかえす→ノートで考える
- 機密性（ていねいさ）・可読性（よみやすさ）・統一感（色）を整える→パワポ作業
1つ目の「細かいところまで情報を理解し、ほかの情報との関連付けをする」は、まずは正しく情報を理解し、他の情報と紐付けていくため、きちんとその情報について理解を深めておくという事ですね。
理解が浅いと整理ができないので、この情報のインプットとは結構大事にしていきましょう（ぼくは一番ここが苦手です）。
2つ目の「情報やメッセージを整理するために試行錯誤を繰りかえす」は、資料のストーリー、図解の構成、軸をもちいた伝えかた、などをノートで手描きで考えていくプロセスです。
僕の場合は全スライドページを、パワポで作る前に一旦手描きでラフ案を作りますね。
これやっておくと、後の資料作成が非常にラクになります。
3つ目の「機密性（ていねいさ）・可読性（よみやすさ）・統一感（色）を整える」は、パワーポイントなどの資料づくりの作業を丁寧に行うことですね。
図が整理されていたり、読みやすい言葉が使われていたり、シンプルな文言になっているかなどを注意して作っていきます。
これら3つを繰り返していくことによって、クオリティーの高い資料が自分のなかでパターン化されていきます。
パターン化された資料が増えてくると、その後の資料にも活用できるようになりますので、徐々に効率が良くなりますね。
資料づくりの負担も、軽減されていくようになると思います。
クオリティーの高いアウトプットをするために気をつけていること
それではクオリティーの高いアウトプットするために普段どのようなことに気をつけているかを説明していきます。
気をつけていることとしては以下です。
- リラックスした状態を作る。
- タスクを抱えすぎず時間的な余裕余白を作る
- ゆっくり丁寧にまずは手で書いてみる
とにかく余裕を持つことが大切ですね（あたり前ですが）。
参考になるアウトプットの資料や本
とはいえ、ぼく自身もアウトプットを作るときにはそれなりに悩んだり苦労しています。
そんな時にどうしているか、その方法をご紹介していきます。
まずは、インターネットで画像検索をして近しい図解やアウトプットのクオリティーがないかを調べたりします（このへんはみんなやってますよね）。
次に、専門書籍や図解やプレゼンテーションデザインの本なども参考にしてます（そのままマネしたりしています）。
あと、一番参考にしているのは、「ハーバードビジネスレビュー」などのビジネス雑誌などですね。
専門誌で使われているアウトプットのビジュアルイメージをよく参考にしてます。
ハーバードビジネスレビューの図解は、概念を説明する時などにもとても役立ちますので、ぜひ活用してみてください。
まとめ
いかがでしたでしょうか。
それでも忙しい人やなかなかクオリティーの上がらない人もいると思います。
最後は、「締め切りが完成」なのでそこはいさぎよく諦めるのも1つの手ですね(本末転倒www)。
今回は、「ぼくがアウトプットのクオリティにこだわる理由。資料作りのときにやっていることや参考にしてる本とか。」と題してご紹介してみました。
なかなか忙しいとは思いますがやっておくと後々どんどん楽になっていくものなので興味があればぜひやってみて下さい。
それでは、今回はこの辺で。
